情報管理・セキュリティ

セキュリティ全般に関するご質問

公務in採用管理では、どのようなセキュリティ対策を行っていますか？

公務in採用管理では、応募者情報を適切に取り扱うため、システムと運用の両面から必要なセキュリティ対策を行っています。

主な対策として、職員ごとの個別アカウント、登録メールアドレスを利用した認証、ログイン試行制限、自動ログアウト、団体・部署ごとの閲覧範囲の制御、HTTPSによる通信の暗号化、アップロードファイルのウイルスチェック、主要な操作履歴の記録、国内クラウド環境でのデータ管理などを行っています。

また、応募情報は所定の保存期間を経過した後、通常の保存領域およびバックアップから自動的に削除します。

ただし、すべての不正アクセス、障害、情報漏えいその他のリスクを完全に防止することを保証するものではありません。契約団体様にも、アカウント管理、端末管理、ダウンロード後のファイル管理などを適切に行っていただく必要があります。

応募者情報は、どのクラウド環境で管理されますか？

公務in採用管理のサーバー、データベース、応募者が提出したファイルおよびバックアップは、さくらのクラウドの東京リージョンを利用し、日本国内で管理します。

通常の公開資料では、セキュリティ上の観点から、詳細なサーバー構成、内部構成、ネットワーク構成、認証情報などは公開していません。

庁内確認等でクラウド環境の詳細確認が必要な場合は、確認事項に応じて個別に回答します。

他団体の応募者情報が表示されることはありませんか？

公務in採用管理では、契約団体ごとに応募者情報の閲覧範囲を分けています。

職員様は、自団体に紐づく求人、応募者情報、提出ファイル、メッセージ、応募ステータスなどを確認できます。他団体の応募者情報を閲覧することはできません。

必要に応じて、同一団体内でも部署ごとに管理画面を分けることができます。部署ごとに分けた場合は、原則として、自部署に紐づく応募者情報を閲覧します。

同じ団体内で、部署ごとに閲覧範囲を分けられますか？

はい。必要に応じて、同一団体内でも部署ごとに管理画面を分けることができます。

部署ごとに分けた場合、職員様は原則として自部署に紐づく応募者情報を閲覧します。

ただし、同じ部署内に所属する職員ごとに、「閲覧のみ」「ダウンロード不可」「メッセージ送信不可」「ステータス変更不可」などの細かな操作権限を設定する機能は、標準仕様には含まれていません。

職員ごとに操作権限を細かく設定できますか？

標準仕様では、契約団体単位または部署単位で応募者情報の閲覧範囲を制御します。

一方で、職員ごとに、閲覧のみ、ダウンロード不可、メッセージ送信不可、ステータス変更不可などの細かな操作権限を分ける機能は含まれていません。

同じ部署に所属する職員様は、原則として同じ部署に紐づく応募者情報を確認し、同じ機能を利用します。

そのため、管理画面を利用する職員様は、採用業務上必要な方に限定してください。

職員管理画面にIPアドレス制限はありますか？

職員管理画面への接続元IPアドレス制限は、標準仕様では設けていません。

必要に応じて、自治体管理端末、庁内ネットワーク、VPN、端末管理ツールなど、契約団体様の情報セキュリティポリシーに基づいた利用環境からアクセスしてください。

職員管理画面はログイン必須となっており、職員ごとの個別アカウント、パスワード、メール認証などによりログインを管理します。

職員管理画面は検索エンジンに表示されませんか？

職員管理画面はログイン必須です。また、検索エンジンに表示されないよう、noindex設定を行います。

ただし、noindex設定は検索エンジンへの表示を抑制するための設定であり、認証やアクセス制御そのものではありません。

管理画面の利用には、職員アカウントによるログインが必要です。

応募者画面や管理画面の通信は暗号化されていますか？

はい。応募者画面および職員管理画面では、HTTPS（TLS）により通信を暗号化します。

ログイン情報、応募者情報、応募内容、提出ファイル、メッセージなどを送受信する際に、通信経路上で第三者から内容を読み取られるリスクを低減します。

職員アカウント・ログインに関するご質問

職員アカウントは職員ごとに発行されますか？

はい。公務in採用管理では、職員様ごとに個別のアカウントを発行します。

職員アカウントを複数の職員様で共有することはできません。担当者ごとに、氏名、所属部署、メールアドレスなどを登録して利用します。

職員アカウント数は、1契約団体につき最大10名を標準仕様としています。個別契約に別段の定めがある場合は、その内容を優先します。

職員アカウントは何人まで登録できますか？

職員アカウント数は、1契約団体につき最大10名を標準仕様としています。

アカウントは職員様ごとに個別発行し、共有して利用することはできません。

部署ごとに管理画面を分ける場合も、契約団体全体の職員アカウント数を基準として扱います。個別契約に別段の定めがある場合は、その内容を優先します。

職員アカウントを複数人で共有してもよいですか？

いいえ。職員アカウント、メールアドレス、パスワード、認証コードなどを、第三者へ貸与、譲渡、共有または開示することはできません。

アカウントを共有すると、誰が操作したのかを確認しにくくなり、誤操作や情報漏えいの原因となる可能性があります。

職員様ごとに発行された個別アカウントをご利用ください。

職員ログインにメール認証はありますか？

はい。職員管理画面へのログイン時には、メールアドレスとパスワードによる認証に加え、一定期間ごとに登録メールアドレスを利用したメール認証を行います。

前回のメール認証成功から15日を経過している場合は、職員アカウントに登録されたメールアドレスへ認証コードを送信します。

メール認証に成功した後は、15日間、再度のメール認証を省略します。

メール認証コードには有効期限や入力回数の制限がありますか？

はい。認証コードの有効期限は、送信から10分間です。

認証コードを5回間違えた場合、その認証コードは無効になります。認証コードを再送した場合は、それ以前に発行された認証コードも無効になります。

認証コードが期限切れになった場合や、入力回数の上限に達した場合は、認証コードを再送し、新しく発行された認証コードで認証してください。

パスワードを何度も間違えた場合、ログインは制限されますか？

はい。職員管理画面へのログイン時に、パスワードを10回連続して誤入力した場合は、不正なログイン試行を防止するため、当該職員アカウントへのログインを一時的に制限します。

ログインが制限された場合は、パスワードの再設定または当社所定の手続きにより解除します。

一定時間操作しなかった場合、自動ログアウトされますか？

はい。職員管理画面では、一定時間操作がない場合に自動ログアウトします。

共用端末、庁内共有端末、会議室端末などで利用する場合は、自動ログアウトを待たず、利用終了後に必ずログアウトしてください。

職員の異動・退職・担当変更があった場合は、どのような対応が必要ですか？

職員様の異動、退職、担当変更、利用終了などが発生した場合は、速やかに公務inへご連絡いただき、該当アカウントの停止または削除をご依頼ください。

異動や退職後もアカウントが利用可能な状態になっていると、不正利用や情報漏えいの原因となる可能性があります。

契約団体様内でも、採用担当者の変更時にアカウントの確認を行ってください。

パスワードを忘れた場合は、再設定できますか？

はい。職員アカウントに登録されたメールアドレスを利用して、パスワードを再設定できます。

パスワードには、英数字等の組み合わせ条件を設けています。

登録メールアドレスを利用できない場合や、パスワード再設定を行えない場合は、公務inへお問い合わせください。

応募情報・提出ファイルに関するご質問

応募情報はどのくらいの期間保存されますか？

応募情報は、当該募集に係る公務in採用管理の利用期間終了日から1年間保存します。

保存期間を経過した応募情報は、通常の保存領域およびバックアップから自動的に削除されます。削除後は復元できません。

契約期間中または管理画面を閲覧できる期間中に、必要なCSV、PDF、ZIP、提出ファイルなどをダウンロードし、契約団体様の責任で保存してください。

応募情報は保存期間終了後、バックアップからも削除されますか？

はい。保存期間を経過した応募情報は、通常の保存領域およびバックアップから自動的に削除します。

削除後は、応募情報の閲覧、復元、再提供または個別抽出を行うことができません。

ただし、応募時の同意および第三者提供に関する記録など、法令上保存する必要がある記録については、法令上必要な期間保存した後に削除します。

契約終了後も管理画面を閲覧できますか？

契約終了後または利用期間終了後は、管理画面を閲覧できなくなる場合があります。

そのため、必要な応募情報、応募票PDF、受験票PDF、CSV、ZIP、提出ファイルなどは、契約期間中または管理画面を閲覧できる期間中にダウンロードしてください。

契約終了後のデータ返却、個別抽出、再提供、形式変換、媒体提供などは標準対応には含まれません。保存期間内で、技術的・運用上対応可能な場合に限り、別途費用または個別条件で対応する場合があります。

応募者がアップロードできるファイル形式と容量を教えてください。

アップロードできるファイル形式は、PDF、画像ファイル、Word、Excelなど、当社または契約団体様が指定する形式です。

ファイル容量は、1ファイルあたり5MB以下です。円滑にアップロードするため、2MB以下を推奨しています。

顔写真については、JPEGまたはPNG形式を標準とし、応募フォーム上で指定された条件に従って提出します。

応募者が提出するファイルは、ウイルスチェックされますか？

はい。応募者がアップロードする提出ファイルは、アップロード時に自動でウイルスチェックを行います。

ウイルス等が検知された場合、そのファイルはアップロードできず、応募者にエラーメッセージを表示します。

ただし、ウイルスチェックによって、すべての不正ファイル、有害ファイル、未知の脅威を完全に検知できることを保証するものではありません。

職員様がファイルをダウンロードした後も、契約団体様の情報セキュリティポリシーに従って適切に管理してください。

ダウンロードしたファイルには、自動でパスワードや暗号化が設定されますか？

いいえ。管理画面からダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイルなどには、標準では自動的なパスワード設定や暗号化を行いません。

ダウンロード後のファイルについては、契約団体様の責任で、保存場所の制限、アクセス権限、ファイルの暗号化、削除ルールなどを設定してください。

メールで共有する場合も、契約団体様の情報セキュリティポリシーに従ってください。

ダウンロード後の応募者情報は、誰が管理しますか？

管理画面からダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイル、印刷物などは、契約団体様の責任で管理していただきます。

保存場所、利用範囲、共有範囲、印刷物の保管、削除方法、廃棄方法などについて、契約団体様内で取扱ルールを定め、職員様へ周知してください。

ダウンロード後の情報漏えい、紛失、誤送信、目的外利用、端末管理不備、廃棄不備などについては、契約団体様で対応していただく必要があります。

通知メールに応募内容や個人情報は記載されますか？

通知メールには、原則として、応募内容、提出内容、メッセージ本文などの詳細情報は記載しません。

詳細は、応募者マイページまたは職員管理画面へログインして確認する仕組みです。

システムから自動送信されるメールにファイルを添付する場合は、応募票PDFまたは受験票PDFに限られます。応募者がアップロードした提出ファイルを、職員様が任意にメール添付して送信する機能はありません。

応募フォームでマイナンバーを取得できますか？

いいえ。公務in採用管理は、応募受付または採用選考の段階で、個人番号（マイナンバー）を取得することを目的とした機能ではありません。

個人番号が記載された書類、通知カード、個人番号が表示された住民票、マイナンバーカードの裏面などを、入力項目または提出書類として設定しないでください。

本人確認書類としてマイナンバーカードを提出対象とする場合は、氏名、住所、生年月日、顔写真などが表示された表面のみを対象とし、裏面を提出しないよう応募者へ明示してください。

操作ログ・障害対応に関するご質問

どのような操作が操作ログに記録されますか？

公務in採用管理では、主要な操作について操作履歴を記録します。

主な記録対象は、以下のとおりです。

• 職員管理画面へのログイン成功
• メッセージ送信
• 一括メッセージ送信
• ステータス変更
• 各種変更内容の保存
• CSVファイル簡易ダウンロード
• ファイル一括ダウンロード

操作ログには、操作日時、担当者名、操作内容の名称などが記録されます。

契約団体の管理画面から操作ログを確認できますか？

いいえ。操作ログは公務in側の管理画面で保存しており、契約団体様の管理画面から直接確認することはできません。

操作ログの確認が必要な場合は、公務inへご依頼ください。

保存期間内で当社が確認できる範囲の操作ログをCSV形式でまとめ、原則として無料で提供します。

操作ログはどのような方法で提供されますか？

契約団体様から操作ログの確認依頼をいただいた場合、保存期間内で確認できる範囲の操作ログをCSV形式でまとめます。

提供先は、職員アカウントに登録されたメールアドレス、申込担当者のメールアドレスなど、公務inが契約団体様の正当な連絡先として確認したメールアドレスに限ります。

必要な安全管理措置を講じたうえで、原則として無料で提供します。

操作ログはどのくらいの期間保存されますか？

操作ログの保存期間は、4か月程度です。

保存期間を経過した操作ログは、確認または提供できない場合があります。

確認が必要な場合は、対象となる操作が行われてから早めにご依頼ください。

すべての閲覧やダウンロードが操作ログに記録されますか？

いいえ。すべての操作が記録されるものではありません。

標準仕様では、以下の履歴は操作ログに記録されません。

• ログイン失敗履歴
• ログアウト履歴
• 個別の応募票PDF・受験票PDFの表示または確認履歴
• 個別の提出ファイルのダウンロード履歴

操作ログは、記録対象となっている主要な操作を確認するための機能です。

情報漏えいや不正アクセスが疑われる場合、どのように対応しますか？

応募者情報の漏えい、誤送信、不正アクセス、滅失、毀損その他の事故または事故のおそれを認識した場合は、発生状況、影響範囲、対象情報、原因、初動対応などを確認します。

契約団体様への報告が必要と判断した場合は、その時点で判明している内容を速やかに報告します。

初回報告の時点ですべての事実が判明していない場合は、確認できた事項から報告し、新たな事実が判明した場合は必要に応じて追加報告を行います。

契約団体側で情報漏えい等が発生した場合、公務inへの連絡は必要ですか？

契約団体様または職員様の管理下で、ダウンロードデータの紛失、誤送信、目的外利用、不適切な共有、端末の紛失、アカウント共有、不正利用などが発生した場合は、契約団体様の責任で対応していただきます。

公務in上の応募情報や職員アカウントに影響する可能性がある場合は、速やかに公務inへご連絡ください。

必要に応じて、アカウント停止、原因確認、影響範囲の特定、応募者対応、再発防止などに協力します。

メンテナンスや障害によって利用できない場合はありますか？

はい。システム保守、機能改善、セキュリティ対応、障害対応、通信障害、外部サービス障害、アクセス集中などにより、一時的に本機能の全部または一部を利用できない場合があります。

定期メンテナンスや一時停止を行う場合は、原則として、メール、管理画面のお知らせなどで事前にご案内します。

緊急の障害やセキュリティ対応では、事前にご案内できない場合があります。

SLAや稼働率の保証はありますか？

公務in採用管理では、公務inとしてのSLAまたは稼働率保証は設けていません。

利用しているクラウド基盤にサービス品質水準が設定されている場合でも、それはクラウド基盤または提供事業者に関するものであり、公務inが契約団体様に対して本機能の稼働率を個別に保証するものではありません。

本機能は通常時に随時利用できるよう運用しますが、常時利用可能であること、障害が発生しないこと、通知が必ず到達すること、データが消失しないことを保証するものではありません。

個人情報・委託先・契約確認に関するご質問

応募者情報は、誰がどの目的で利用しますか？

株式会社pekoは、公務inの運営者として応募者から応募情報を取得し、応募者の同意に基づいて、応募先である契約団体様へ提供します。

契約団体様は、提供を受けた応募情報を、採用選考、応募資格の確認、本人確認、試験実施、受験者管理、応募者への連絡、合否判断、採用判断、辞退対応、問い合わせ対応など、採用活動に必要な範囲で利用します。

株式会社pekoは、応募受付、応募情報の保存、管理画面の提供、応募票・受験票の生成、通知、メッセージ機能、システム運用、保守、問い合わせ対応、障害対応、セキュリティ確保など、本機能の提供に必要な範囲で応募情報を取り扱います。

試験時の配慮希望や障害者手帳情報を取得することはできますか？

はい。募集内容に応じて、試験時の配慮希望、障害者手帳情報、障害名、等級、障害者手帳ファイルなどを取得する項目を設定できます。

これらの情報には、要配慮個人情報が含まれる場合があります。

取得する場合は、契約団体様が利用目的、利用範囲、応募先団体へ提供されることなどを応募者に分かるよう設定します。

公務in側の共通同意事項と、契約団体様が設定した個別の取扱内容を応募画面に表示し、1つの必須同意項目により応募者本人の同意を取得します。

応募画面の個人情報に関する同意項目を削除できますか？

いいえ。公務inがすべての応募フォームに共通して表示する、個人情報の取扱いおよび応募情報の提供に関する同意事項については、削除、内容変更、非表示または任意項目への変更を行わないでください。

応募者は、共通同意事項と契約団体様が設定した個別の取扱内容を確認し、必須の同意項目にチェックしたうえで応募します。

応募時の同意記録は保存されますか？

はい。応募時の同意日時、同意の対象となった取扱内容、応募先団体、応募情報の提供に関する事項などを記録します。

応募情報本体は、本機能の利用期間終了日から1年間保存した後に削除します。

ただし、応募時の同意および第三者提供に関する記録など、法令上保存する必要がある記録は、法令上必要な期間保存した後に削除します。

株式会社pekoの担当者が応募者情報を閲覧することはありますか？

株式会社pekoの管理者は、本機能の提供、問い合わせ対応、障害対応、不具合対応、システム運用、セキュリティ対応、契約団体様からの依頼対応など、業務上必要な場合に限り、応募情報、提出ファイル、メッセージ内容、操作ログなどを確認する場合があります。

応募者情報へアクセスできる者は、業務上必要な権限を付与された役員、従業者その他の担当者に限定します。

担当業務に必要な範囲を超えて応募者情報を閲覧または利用することはありません。

開発会社や保守担当者が応募者情報を閲覧することはありますか？

通常の開発・保守業務において、開発会社または保守担当者が本番環境の応募情報や提出ファイルへアクセスすることはありません。

ただし、株式会社pekoが、不具合、障害、セキュリティ上の問題などについて調査または対応を依頼した場合は、株式会社pekoの管理および指示のもと、調査・対応に必要な範囲に限り、応募情報、提出ファイル、ログなどを確認する場合があります。

開発・保守業務は国内の会社へ委託し、秘密保持、目的外利用の禁止、安全管理措置などを定めたうえで監督します。

外部の開発会社等へ再委託することはありますか？

個人情報の取扱いの再委託は、原則として認めていません。

ただし、業務上必要となる場合は、株式会社pekoが事前に内容を確認し、再委託先にも委託先と同等の秘密保持義務、安全管理義務などを課すことを条件として、再委託を認める場合があります。

個別契約で、再委託に契約団体様の事前承諾が必要と定められている場合は、その個別契約に従います。

外部機関による脆弱性診断は実施していますか？

外部機関による脆弱性診断は、標準では実施していません。

応募者画面および職員管理画面について、社内で動作確認および脆弱性に関する確認を行います。

システム、サーバー、利用ライブラリなどに脆弱性が確認された場合は、開発会社・保守担当と連携し、アップデート、パッチ適用、設定変更、機能修正など必要な対応を行います。

外部診断、個別診断、診断結果の提出などが必要な場合は、対応可否および費用を含めて個別に確認します。

ISMS、プライバシーマーク、ISMAPなどの認証・登録はありますか？

現時点では、公務in採用管理について、ISMS認証、プライバシーマーク、ISMAP登録はありません。

認証・登録の有無とは別に、職員ごとの個別アカウント、メール認証、ログイン試行制限、通信の暗号化、閲覧範囲の制御、ウイルスチェック、操作ログ、国内クラウド環境での保存など、実際のシステム仕様と運用に基づく安全管理措置を行っています。

認証・登録が契約上の必須条件となる場合は、申込前にご確認ください。

契約前にセキュリティチェックシートへ回答してもらえますか？

はい。契約団体様独自のセキュリティチェックシート、個人情報取扱確認書、委託先確認票、クラウド利用確認、独自様式などについて、内容を確認のうえ対応します。

ただし、詳細な調査、指定様式への記入、個別資料の作成、開発会社への追加確認などが必要な場合は、原則として別途事務手数料の対象となります。

対応可否、費用、回答範囲については、資料を確認したうえでご案内します。

セキュリティや個人情報に関する正式な資料は提供できますか？

はい。以下の資料をご確認いただけます。

• 公務in採用管理機能 利用規約
• 公務in採用管理機能における個人情報の取扱い
• 公務in採用管理機能 セキュリティポリシー

契約時は、これらの資料を契約書とあわせて1つのPDFにまとめ、契約書類一式としてご案内することができます。

庁内確認や契約審査に必要な場合は、資料の提供方法についてご相談ください。