本ページは、株式会社peko(以下「当社」といいます。)が提供する「公務in採用管理機能」(以下「本機能」といいます。)において取り扱う応募者情報、職員情報その他の個人情報の取扱いについて定めるものです。
本機能を利用する自治体、官公庁、団体、法人その他の組織(以下「契約団体」といいます。)および契約団体に所属し、本機能の管理画面を利用する職員、担当者その他の利用者(以下「職員等」といいます。)は、本ページの内容を確認し、理解したうえで本機能を利用するものとします。
本機能は、公務in上で応募受付、応募者情報の確認、応募ステータス管理、応募者とのメッセージ、応募票PDF・受験票PDFの確認、CSV・PDF・ZIP等のダウンロードその他採用管理に関連する業務を補助するための機能です。
なお、本機能は、採用選考、合否判断、試験運営、採用判断その他契約団体の採用活動そのものを代行するものではありません。応募者情報を採用選考に利用する主体は契約団体であり、採用選考に関する最終責任は契約団体が負うものとします。
1. 本ページの対象
本ページは、主に以下の方を対象とします。
- 本機能の利用を検討する自治体、官公庁、団体、法人その他の組織
- 本機能を契約する契約団体
- 本機能の管理画面を利用する職員等
- 本機能に関する契約、情報システム確認、個人情報取扱確認、セキュリティ確認等を行う担当者
応募者本人に対する個人情報の取扱いについては、別途、当社が定める「公務in利用規約」および「プライバシーポリシー」にも定めます。
2. 本機能における当社および契約団体の位置づけ
当社は、公務inの運営者として応募者から応募情報を取得し、当社が別途定める公務in利用規約、プライバシーポリシーおよび応募画面に表示する同意事項に基づき、応募先である契約団体へ提供します。
契約団体は、応募先団体として、提供を受けた応募情報について、採用選考、応募資格の確認、応募者への連絡、試験実施、合否判断、採用判断、辞退対応、問い合わせ対応その他採用活動における利用目的および取扱方法を決定し、契約団体の責任において取り扱います。
当社は、本機能の提供者として、契約団体との契約に基づき、応募受付、応募情報の保存、管理画面の提供、応募票PDF・受験票PDFの生成、通知、メッセージ機能、システム運用、問い合わせ対応、障害対応その他本機能の提供に必要な範囲で応募情報を取り扱います。この取扱いには、契約団体からの依頼または指示に基づく処理が含まれます。
当社は、本機能において取り扱う応募情報を、本機能の提供、運用、保守、セキュリティ確保、問い合わせ対応その他本ページに定める目的および契約団体との契約に基づく範囲を超えて利用しません。ただし、法令に基づく場合、不正利用またはセキュリティ事故への対応に必要な場合その他正当な理由がある場合を除きます。
公務inの会員登録情報、ログイン情報、公務inの利用履歴その他当社が公務inの運営者として直接取得する情報については、当社が別途定める公務in利用規約およびプライバシーポリシーに基づき、当社が取り扱います。
当社は、採用選考、応募資格の審査、合否判断、試験運営、採用判断その他契約団体の採用活動を代行するものではありません。
3. 本機能で取り扱う主な情報
本機能では、応募受付および採用管理に必要な範囲で、以下の情報を取り扱う場合があります。
応募者に関する情報
- 氏名、フリガナ、生年月日、性別
- メールアドレス
- 住所、電話番号、携帯電話番号その他連絡先
- 顔写真
- 学歴、職歴、資格、免許、語学力
- 自己PR、志望動機、長所、短所、趣味・特技、学生時代に力を入れたことその他エントリーシート項目
- 国籍
- 緊急連絡先
- 試験時の配慮希望
- 障害者手帳情報、障害者手帳ファイルその他配慮希望に関連する情報
- 応募フォームに入力、選択、確認または送信された情報
- 契約団体が設定した追加フォーム項目への回答
- 応募者がアップロードした提出ファイル
- 応募票PDF、受験票PDF
- 応募日時、受験番号、応募ステータス
- 応募先求人、職種、試験区分等に関する情報
- 応募者と契約団体とのメッセージ内容
- 修正依頼、再提出、辞退その他採用管理に関する履歴
- 応募時の同意日時、同意の対象となった取扱内容、応募先団体その他応募情報の提供に関する記録
- その他応募受付および採用管理に必要な情報
職員等に関する情報
- 職員等の氏名
- 所属団体、所属部署
- メールアドレス
- ログインアカウント情報
- ログイン日時、担当者名その他ログイン履歴に関する情報
- 操作日時、担当者名、操作内容の名称その他操作ログに関する情報
- 一括ダウンロードの日時、担当者名およびダウンロード内容の名称
- 問い合わせ内容、対応履歴
- その他本機能の提供、運用、サポートに必要な情報
4. 応募者情報の提供範囲
応募者が、公務in利用規約、プライバシーポリシー、応募画面に表示される個人情報の取扱いおよび同意事項を確認し、同意したうえで本機能を利用して応募した場合、応募情報は、応募先である契約団体へ提供されます。
契約団体へ提供される情報は、原則として、応募フォーム内に設けられ、応募者が入力、選択、添付、確認または送信した情報です。ただし、メールアドレス、応募日時、応募先求人、職種、試験区分、受験番号その他採用管理上必要な情報は、契約団体へ提供される場合があります。
応募者がマイページ上でプロフィール、学歴、職歴、資格、語学力、エントリーシート等を入力している場合であっても、当該情報を入力または保存しただけでは、契約団体へ提供されません。
契約団体への提供は、応募者が本機能を利用して応募し、応募フォーム上で提出対象となった情報を送信した場合に限り、その送信された範囲で行われます。
試験時の配慮希望、障害者手帳情報その他要配慮個人情報に該当する可能性がある情報については、応募フォーム上で利用目的および契約団体への提供内容を明示し、応募者本人の同意を得たうえで取得および提供します。
5. 利用目的
当社は、本機能において取り扱う個人情報を、以下の目的の範囲で利用します。
本機能の提供・運営
- 応募受付機能を提供するため
- 管理画面を提供するため
- 応募フォームへの入力、確認、送信、保存を行うため
- 応募情報、応募票PDF、受験票PDF、提出ファイル、CSV、PDF、ZIP等を表示、生成、保存、管理するため
- 応募ステータス、受験番号、応募日時その他採用管理に必要な情報を管理するため
- 契約団体および職員等が応募者情報を確認、管理、ダウンロードできるようにするため
応募者と契約団体との連絡
- 応募者と契約団体との専用メッセージ機能を提供するため
- メッセージの送受信、表示、保存、管理を行うため
- メッセージ着信、応募完了、修正依頼、再提出、受験票発行その他必要な通知を行うため
- 応募者または契約団体からの問い合わせに対応するため
契約団体による採用活動
- 契約団体が採用選考を行うため
- 契約団体が応募資格、提出書類、応募内容を確認するため
- 契約団体が本人確認、試験実施、受験者管理を行うため
- 契約団体が合否連絡、選考結果通知、辞退対応、問い合わせ対応を行うため
- 契約団体が応募履歴、選考履歴、対応履歴を管理するため
試験時の配慮希望等への対応
- 試験時の配慮希望を確認するため
- 障害者手帳情報その他配慮に関する情報を確認するため
- 契約団体が受験上の配慮、応募資格の確認、選考管理、試験実施を行うため
- 配慮希望に関する問い合わせまたは確認に対応するため
システム運用・保守・サポート
- 本機能の動作確認、保守、改善、不具合対応を行うため
- 障害、エラー、表示不具合、通知不具合、ダウンロード不具合等を調査し対応するため
- 不正利用、不正アクセス、アカウント共有、誤操作その他不適切な利用を防止し対応するため
- セキュリティ確保、ログ確認、アクセス管理、問い合わせ対応を行うため
- 契約団体または職員等からの問い合わせに対応するため
サービス改善・統計分析
- 本機能の利用状況を分析するため
- 本機能の改善、品質向上、機能追加、利便性向上を行うため
- 応募数、利用件数、利用傾向その他の統計情報および分析資料を作成するため
サービス改善または統計分析に利用する場合は、特定の個人を識別できず、かつ個人との対応関係がない集計済みの統計情報として取り扱います。
6. 契約団体における利用目的
契約団体は、応募情報を、採用選考、採用管理、本人確認、連絡、試験実施、受験票発行、応募票確認、問い合わせ対応、応募履歴管理その他採用活動に必要な範囲で利用するものとします。
契約団体および職員等は、応募情報を、採用活動に必要な範囲を超えて利用してはなりません。
契約団体および職員等は、応募情報を、契約団体の条例、規程、情報セキュリティポリシー、個人情報保護に関する内部ルール、本機能の利用規約および本ページに従い、適切に管理するものとします。
7. 試験時の配慮希望・要配慮個人情報等の取扱い
本機能では、応募者が入力または提出した場合、試験時の配慮希望、障害者手帳情報、障害名、等級、障害者手帳ファイルその他受験上の配慮に関する情報を取り扱う場合があります。
これらの情報には、個人情報保護法に定める要配慮個人情報が含まれる場合があります。
契約団体が応募フォームにおいて要配慮個人情報を取得する項目を設ける場合、当社は、契約団体が設定した利用目的、応募先である契約団体へ提供されることその他必要な取扱内容を応募画面に表示し、当社所定の方法により応募者本人の同意を取得します。
これらの情報は、応募者本人が取扱内容を確認し、同意したうえで入力または添付し、応募フォームを送信した場合に限り、応募先である契約団体へ提供されます。
契約団体は、これらの情報を、受験上の配慮、応募資格の確認、選考管理、試験実施、本人確認、問い合わせ対応その他採用活動に必要な範囲でのみ利用するものとします。
当社、契約団体および職員等は、これらの情報が特に慎重な取扱いを要する情報であることを理解し、必要な範囲を超えて閲覧、共有、利用、印刷、保存または提供しないよう、適切に管理するものとします。
個人番号(マイナンバー)の取扱い
本機能は、応募受付または採用選考の段階で、応募者の個人番号(マイナンバー)を取得することを目的とするものではありません。
応募者は、個人番号が記載された書類、通知カード、個人番号が表示された住民票、マイナンバーカードの裏面その他個人番号を確認できる書類または画像を、本機能へ入力またはアップロードしてはなりません。
本人確認書類としてマイナンバーカードを提出する場合は、氏名、住所、生年月日および顔写真等が表示された表面のみを提出対象とし、個人番号が記載された裏面を提出対象としてはなりません。
当社または契約団体が、提出されたファイル等に個人番号が含まれていることを認識した場合は、法令および当該情報の状況に応じて、アクセス制限、削除、マスキングその他必要な対応を行います。
8. 顔写真の取扱い
本機能では、応募者が顔写真を登録または提出した場合、当該顔写真を取り扱う場合があります。
顔写真は、応募フォーム、応募票PDF、受験票PDF、本人確認、選考管理、試験実施、受験者確認、問い合わせ対応その他採用管理に必要な範囲で利用されます。
顔写真は、応募フォームまたは応募書類上で提出対象となった場合に限り、契約団体へ提供されます。
9. 緊急連絡先等の第三者情報
応募者が緊急連絡先その他本人以外の第三者に関する情報を入力または提出した場合、当社および契約団体は、当該情報を採用管理、連絡対応、本人確認、問い合わせ対応その他必要な範囲で取り扱います。
契約団体および職員等は、緊急連絡先その他第三者に関する情報についても、応募者本人の情報と同様に、適切に管理するものとします。
10. メッセージ内容の取扱い
本機能では、応募者と契約団体が専用メッセージ機能を利用して連絡を行う場合があります。
メッセージ内容は、応募者および契約団体の間で共有され、採用管理、連絡対応、修正依頼、再提出依頼、辞退対応、試験案内、選考連絡、問い合わせ対応その他採用活動に必要な範囲で利用されます。
当社は、問い合わせ対応、障害対応、不具合対応、システム運用、トラブル防止その他必要な範囲で、メッセージ内容を確認する場合があります。
契約団体および職員等は、メッセージに個人情報、機密情報、配慮を要する情報その他重要な情報を記載する場合、その内容を十分に確認したうえで送信するものとします。
11. 当社管理者による確認
当社の管理者は、本機能の提供、問い合わせ対応、障害対応、不具合対応、システム運用、セキュリティ対応、契約団体からの依頼対応その他必要な場合に限り、応募情報、提出ファイル、メッセージ内容、操作ログその他本機能上の情報を確認する場合があります。
当社は、応募情報へアクセスできる者を、業務上必要な権限を付与された役員、従業者その他の担当者に限定し、担当業務に必要な範囲を超えて応募情報を閲覧または利用しないものとします。
12. 開発・保守担当者による確認
当社は、本機能の開発、保守、障害対応、不具合対応、セキュリティ対応その他本機能の運用に必要な業務の一部を、国内の開発会社または保守担当者へ委託する場合があります。
開発会社または保守担当者は、通常の開発および保守業務において、本番環境の応募情報および提出ファイルへアクセスしません。
ただし、当社が不具合、障害、セキュリティ上の問題その他本機能の運用上必要となる調査または対応を依頼した場合には、当社の管理および指示のもと、当該調査または対応に必要な範囲に限り、応募情報、提出ファイル、ログその他本番環境上の情報を確認する場合があります。
当社は、開発会社または保守担当者との間で、秘密保持、個人情報の取扱い、目的外利用の禁止、安全管理措置その他必要な事項を定め、必要かつ適切な監督を行います。
13. 第三者提供
当社は、以下の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、応募者情報または職員等の個人情報を第三者に提供しません。
- 応募者が応募画面に表示される提供先、利用目的および提供される情報の内容を確認して同意し、応募情報を応募先である契約団体へ提供する場合
- 本人の同意がある場合
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
- その他個人情報保護法その他の法令により認められる場合
当社は、法令に基づき、応募情報の第三者提供に関する記録を作成し、必要な期間保存します。
14. 第三者提供に該当しない場合
前項の定めにかかわらず、以下の場合に個人情報の提供を受ける者は、個人情報保護法上の第三者に該当しないものとします。
- 当社が利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を業務委託先へ委託する場合
- 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由による事業の承継に伴い、承継前の利用目的の範囲内で個人情報が提供される場合
15. 個人情報の取扱いの委託
当社は、本機能の提供、運営、開発、保守、サーバー管理、問い合わせ対応、メール配信、データ管理、セキュリティ対策その他利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部事業者へ委託する場合があります。
当社は、個人情報の取扱いを外部へ委託する場合、委託する業務の内容および取り扱う情報の範囲に応じて委託先を選定し、秘密保持、目的外利用の禁止、安全管理措置、事故発生時の報告その他必要な事項を契約等により定めます。
当社は、委託先において個人情報が適切に取り扱われるよう、必要かつ適切な監督を行います。
当社は、委託先による個人情報の取扱いの再委託を原則として認めません。ただし、業務上必要となる場合は、当社が事前に内容を確認し、当該再委託先にも委託先と同等の秘密保持義務、安全管理義務その他必要な義務を課すことを条件として、再委託を認める場合があります。
16. ダウンロード後の応募者情報の管理
契約団体および職員等は、本機能の管理画面から、応募情報、応募票PDF、受験票PDF、提出ファイル、CSV、PDF、ZIPその他採用管理に必要な情報をダウンロードできる場合があります。
契約団体および職員等が本機能からダウンロードした情報については、契約団体の責任において、適切に保存、管理、利用、共有、印刷、廃棄、削除するものとします。
ダウンロード後の情報漏えい、紛失、誤送信、目的外利用、不適切な共有、端末管理不備、印刷物の管理不備、廃棄不備その他契約団体または職員等の管理に起因する問題について、当社は責任を負いません。
契約団体は、職員等に対し、ダウンロードデータの保存場所、利用範囲、共有範囲、削除方法、印刷物の管理方法その他必要な取扱ルールを周知し、適切に管理するものとします。
17. 職員アカウントの管理
契約団体および職員等は、職員アカウント、ID、メールアドレス、パスワードその他ログインに必要な情報を、自己の責任において適切に管理するものとします。
職員等は、自己に発行されたアカウントを第三者に貸与、譲渡、共有、開示し、または第三者に利用させてはなりません。
契約団体は、職員等の異動、退職、担当変更、利用終了その他アカウント停止または削除が必要となる事由が発生した場合、速やかに当社へ連絡し、アカウントの停止または削除を依頼するものとします。
アカウントの管理不備、共有、不正利用、停止依頼の遅れ、パスワード管理不備その他契約団体または職員等の管理上の問題により、応募者情報の漏えい、不正アクセス、誤操作その他の問題が発生した場合、契約団体の責任において対応するものとします。
18. 保存期間および契約終了後の取扱い
応募情報は、契約団体における採用選考、応募履歴管理、問い合わせ対応、紛争防止、システム運用、法令対応その他必要な目的のため、当該募集に係る本機能の利用期間終了日から1年間保存します。
契約終了後または本機能の利用期間終了後、契約団体は、本機能の管理画面を閲覧できなくなる場合があります。
契約団体は、契約期間中または当社が管理画面の閲覧を認める期間中に、必要な応募情報、CSV、PDF、ZIP、提出ファイルその他必要なデータを、自己の責任でダウンロードし、保存するものとします。
保存期間を経過した応募情報は、自動的に削除されます。当該削除は、通常の保存領域およびバックアップに保存された応募情報を対象とし、削除後は復元できません。
ただし、応募時の同意および第三者提供に関する記録その他法令上保存する必要がある記録については、法令上必要な期間保存し、当該期間を経過した後に削除します。
契約終了後のデータ返却、個別抽出、再提供、形式変換、媒体提供、削除証明書の発行その他標準仕様に含まれない対応は、保存期間内であり、かつ当社が技術的および運用上対応可能と判断した場合に限り、別途費用または個別条件により対応します。
保存期間を経過し、応募情報が削除された後は、当社は当該応募情報の閲覧、復元、再提供または個別抽出を行うことができません。
19. 応募者からの開示・訂正・削除等の請求
応募者から、保有個人データの利用目的の通知、応募済み情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止または第三者提供記録の開示等の請求もしくは問い合わせがあった場合、当社は、本人確認を行ったうえで、法令、当社のプライバシーポリシーおよび当該情報の取扱状況に基づき対応します。
応募先である契約団体へ提供された応募情報および契約団体が採用選考の過程で追加した選考管理情報については、契約団体が対応主体となる場合があります。この場合、当社は、応募者を契約団体の窓口へ案内し、または契約団体と必要な協議および情報共有を行います。
応募済み情報は、契約団体における選考管理、本人確認、問い合わせ対応、紛争防止または法令上の保存等に必要となる場合があるため、応募者本人から請求があった場合であっても、直ちに削除、訂正、利用停止または第三者提供の停止を行うことができない場合があります。
対応の可否および方法は、法令上の義務、契約団体における採用選考の状況、保存の必要性、本人および第三者の権利利益その他の事情を踏まえて判断します。
契約団体に対して応募者から直接請求または問い合わせがあった場合、契約団体は、必要に応じて当社へ連絡し、システム上の対応方法その他必要な事項を協議するものとします。
20. 安全管理措置
当社は、本機能において取り扱う個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセスおよび不正利用等を防止するため、法令および契約に基づき、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いに関する責任者および取扱担当者を定め、取扱状況の確認、従業者への教育、入退室および媒体の管理、アクセス制御、認証、不正アクセス対策その他組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を講じます。
当社は、個人情報を取り扱う役員、従業者および委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。
本機能のサーバー、データベース、応募者が提出したファイルおよびバックアップは、日本国内のクラウド環境に保存します。
本機能においては、職員ごとの個別アカウントおよびメール認証によるログイン管理、団体・部署ごとの閲覧制御、HTTPSによる通信の暗号化、アップロードファイルの形式・容量制限、ウイルスチェック、ログイン履歴、主要な操作および一括ダウンロード履歴の記録、データ保存期間の管理その他必要な対策を行います。
本機能のセキュリティ対策の詳細は、当社が別途定める「公務in採用管理機能 セキュリティポリシー」に記載します。
21. インシデント発生時の対応
応募者情報の漏えい、誤送信、不正アクセス、滅失、毀損その他個人情報に関する事故または事故のおそれを当社が認識した場合、当社は、発生状況、影響範囲、対象情報、原因および初動対応等の確認を行います。
当社は、契約団体への報告が必要と判断した場合、その時点で判明している内容を契約団体へ速やかに報告します。初回報告後に新たな事実が判明した場合は、必要に応じて追加報告を行います。
法令上、個人情報保護委員会その他関係機関への報告または本人への通知が必要となる場合、当社および契約団体は、法令上の義務、事故の発生原因、情報の管理主体、影響範囲および応募者対応の必要性等を踏まえ、報告主体、通知主体、報告内容および対応方法を確認し、必要な対応に協力します。
契約団体または職員等の管理下で情報漏えい、誤送信、紛失、目的外利用、不適切な共有その他の事故または事故のおそれが発生した場合、契約団体は、速やかに当社へ連絡し、原因確認、影響範囲の特定および必要な対応に協力するものとします。
22. 個人情報の正確性
応募者が入力または提出した情報の正確性、最新性、完全性については、原則として応募者本人が責任を負うものとします。
契約団体は、採用選考に必要な範囲で、応募者に対して応募情報の確認、修正依頼、再提出依頼その他必要な対応を行うものとします。
応募情報の誤り、不備、虚偽、更新漏れ、確認漏れ等に起因して、応募者、契約団体または第三者に不利益、損害、紛争等が生じた場合、当社の故意または重過失による場合を除き、当社は責任を負いません。
23. 任意性
応募者による個人情報の提供は、原則として本人の任意によるものです。
ただし、応募フォーム上で必須項目として指定された情報が提供されない場合、応募を完了できない場合があります。
契約団体の職員等による情報提供についても、原則として任意ですが、本機能の利用、職員アカウントの発行、問い合わせ対応、契約管理等に必要な情報が提供されない場合、本機能の全部または一部を利用できない場合があります。
24. 契約団体における周知・管理
契約団体は、職員等に対し、本ページ、本機能の利用規約、公務in採用管理機能 セキュリティポリシー、操作マニュアルその他当社が提示する注意事項を周知し、応募者情報を適切に取り扱わせるものとします。
契約団体は、職員等に対し、以下の事項を周知し、遵守させるものとします。
- 職員アカウントおよびパスワードを共有しないこと
- 応募者情報を採用活動に必要な範囲でのみ利用すること
- ダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイル等を適切に管理すること
- 不要になったファイルや印刷物を適切に削除または廃棄すること
- 共用端末を利用する場合は、利用後に必ずログアウトすること
- 異動、退職、担当変更等があった場合、速やかにアカウント停止または削除を依頼すること
- 応募者情報の漏えい、誤送信、不適切な共有等が発生した場合、速やかに契約団体内で報告し、必要に応じて当社へ連絡すること
25. 本ページの変更
当社は、法令の改正、本機能の変更、運用の見直し、安全管理措置の変更その他必要に応じて、本ページの内容を変更する場合があります。
本ページを変更する場合、当社は、当サイト上への掲載、管理画面での通知、メール送信その他当社が適当と判断する方法により、変更内容を周知します。
法令上または契約上、個別の同意が必要となる変更については、当社所定の方法により同意を取得します。
26. お問い合わせ窓口
本機能における個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下のお問い合わせ窓口よりご連絡ください。
→ お問い合わせ窓口
※「お問い合わせ詳細」に「採用管理機能における個人情報の取扱いについて」と記載のうえ、ご入力ください。
27. 個人情報保護管理者
当社は、個人情報について、以下の者の責任において管理を行います。
- 個人情報保護管理者:専務取締役
- 連絡先メールアドレス:support@peko.co.jp
株式会社peko 代表取締役 辻 昌彦
(附則)2026年6月30日制定・施行