本ポリシーは、株式会社peko（以下「当社」といいます。）が提供する「公務in採用管理機能」（以下「本機能」といいます。）におけるセキュリティ対策、情報管理の考え方、責任分界、運用方針および契約団体にご確認いただきたい事項を定めるものです。
本機能は、自治体、官公庁、団体、法人その他の組織（以下「契約団体」といいます。）が、公務in上で応募受付、応募者情報の確認、応募ステータス管理、応募者とのメッセージ、応募票PDF・受験票PDFの確認、CSV・PDF・ZIP等のダウンロードその他採用管理に関連する業務を行うための機能です。
本機能では、応募者の氏名、連絡先、学歴、職歴、資格、エントリーシート、提出ファイル、試験時の配慮希望、障害者手帳情報、メッセージ内容等の個人情報を取り扱うため、職員アカウントおよびメール認証によるログイン管理、団体・部署ごとの閲覧制御、通信の暗号化、アップロードファイルの制限、ウイルスチェック、ログイン履歴および主要な操作履歴の記録、データ保存期間の管理等を行います。
本ポリシーは、本機能における標準的なセキュリティ対策および運用方針を示すものであり、個別の認証取得、稼働率保証、すべてのリスク排除、すべての障害防止、すべての情報漏えい防止を保証するものではありません。
契約団体独自のセキュリティチェックシート、個人情報取扱確認書、委託先確認票、クラウド利用確認、独自様式への回答等が必要な場合は、内容に応じて個別に対応します。なお、個別確認、調査、資料作成、指定様式への回答等が必要となる場合は、原則として別途費用の対象となります。
1. 基本方針
当社は、本機能において取り扱う応募者情報および職員情報について、漏えい、滅失、毀損、不正アクセスおよび不正利用等を防止するため、法令および契約に基づき、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
本機能では、以下の考え方に基づき、情報管理を行います。
- 応募者情報は、応募受付および採用選考に必要な範囲で取り扱うこと
- 契約団体ごと、必要に応じて部署ごとに閲覧範囲を制御すること
- 職員ごとに個別アカウントを発行し、利用者を管理すること
- 通信を暗号化し、情報送受信時の安全性を確保すること
- 提出ファイルについて、形式・容量の制限およびウイルスチェックを行うこと
- 主要な操作について操作履歴を記録し、当社が必要に応じて確認できるようにすること
- 応募情報は、当該募集に係る本機能の利用期間終了日から1年間保存し、保存期間を経過した後は、通常の保存領域およびバックアップから自動的に削除すること。ただし、応募時の同意および第三者提供に関する記録その他法令上保存する必要がある記録を除く
- 契約団体および職員等にも、ダウンロード後のデータ管理、アカウント管理、端末管理等を適切に行っていただくこと
2. 本ポリシーの位置づけ
本ポリシーは、本機能の利用を検討する契約団体、情報システム担当部署、契約担当部署、個人情報保護担当部署、実際に管理画面を利用する職員等に向けて、本機能の標準的なセキュリティ対策および運用方針を説明するものです。
本ポリシーは、当社と契約団体との間で締結される申込書、見積書、請求書、個別契約、「公務in採用管理機能 利用規約」、「公務in採用管理機能における個人情報の取扱い」その他当社が定める条件とあわせて適用されます。
本ポリシーと個別契約、申込書、見積書その他個別に定めた条件が異なる場合は、当該個別条件が優先して適用されます。
3. 責任分界
本機能は、応募受付および採用管理を補助するシステムです。採用選考、合否判断、試験運営、採用判断、応募者対応その他契約団体の採用活動そのものを当社が代行するものではありません。
当社は、本機能の提供、システム運用、管理画面の提供、応募情報の保存、通知、メッセージ機能、問い合わせ対応、障害対応その他本機能の提供に必要な範囲で対応します。
契約団体は、応募者情報を採用選考、採用管理、本人確認、連絡、試験実施、受験票発行、応募票確認、問い合わせ対応、応募履歴管理その他採用活動に必要な範囲で利用し、契約団体の責任において適切に管理するものとします。
管理画面からダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイル、印刷物その他応募者情報については、契約団体の情報セキュリティポリシー、個人情報保護に関する内部規程、その他契約団体のルールに従い、契約団体の責任において管理してください。
4. 職員アカウントの管理
本機能では、職員等ごとに個別のアカウントを発行します。
職員等は、メールアドレスおよびパスワードにより管理画面へログインし、当社所定の間隔でメール認証を行います。初期ログイン情報は当社側で発行し、ログインURL・メールアドレスと初期パスワードを分けて案内します。
職員等は、ログイン後に自身でパスワードを変更できます。また、パスワードを忘れた場合は、メールを利用してパスワードを再設定できます。
パスワードには、英数字等の組み合わせ条件を設けています。
職員等は、自己に発行されたアカウント、メールアドレス、パスワードその他ログインに必要な情報を、第三者に貸与、譲渡、共有、開示し、または第三者に利用させてはなりません。
職員等の異動、退職、担当変更、利用終了等が発生した場合、契約団体は、速やかに当社へ連絡し、該当アカウントの停止または削除を依頼してください。
職員アカウント数は、1契約団体につき最大10名を標準仕様とします。ただし、申込書等または個別契約に別段の定めがある場合は、当該内容を優先します。
5. 自動ログアウト
職員管理画面では、一定時間操作がない場合に自動ログアウトされます。
共用端末、庁内共有端末、会議室端末等で利用する場合は、利用後に必ずログアウトしてください。
6. 職員ログイン時のメール認証
本機能では、職員管理画面へのログイン時に、前回のメール認証成功から15日を経過している場合、職員アカウントに登録されたメールアドレスへ認証コードを送信し、メール認証を行います。
認証コードの有効期限は、送信から10分間です。認証コードを5回間違えた場合、当該認証コードは無効になります。
認証コードを再送した場合、それ以前に発行された認証コードは無効になります。
認証コードが期限切れまたは入力回数の上限到達により無効になった場合は、認証コードを再送し、新しい認証コードで認証してください。
メール認証に成功した後は、15日間、再度のメール認証を省略します。
職員等は、認証コードを第三者に開示、共有または利用させてはなりません。
7. ログイン試行制限について
職員管理画面へのログイン時に、パスワードを10回連続して誤入力した場合は、不正なログイン試行を防止するため、当該職員アカウントへのログインを一時的に制限します。
ログインが制限された場合は、当社所定の方法による解除、パスワードの再設定その他必要な手続きを行うものとします。
8. 閲覧範囲の制御
本機能では、契約団体単位で応募情報の閲覧範囲を制御します。
職員等は、自団体に紐づく求人、応募者情報、提出ファイル、メッセージ、応募ステータス等を確認できます。他団体の応募情報を閲覧することはできません。
必要に応じて、同一団体内でも部署ごとに管理画面を分けることができます。部署ごとに切り分けた場合、職員等は自部署に紐づく応募者情報を閲覧します。
同じ部署内で複数の求人・職種を掲載している場合、職員等は、同一部署内の求人・職種に紐づく応募者情報を確認できます。
9. 標準仕様における権限管理
標準仕様では、団体単位または部署単位で閲覧範囲を制御します。
一方で、職員ごとに以下のような細かな操作権限を分ける機能は、標準仕様には含まれません。
- 閲覧のみ可能
- ダウンロード不可
- メッセージ送信不可
- ステータス変更不可
- 特定職員のみ一部操作可能
契約団体は、本機能の標準仕様における権限管理の範囲を理解したうえで、職員等に利用させてください。
10. 通信の暗号化
応募者画面および職員管理画面では、HTTPS（TLS）により通信を暗号化します。
ログイン情報、応募者情報、応募内容、提出ファイル、メッセージ等の送受信時に、通信経路上で第三者から内容を読み取られるリスクを低減する仕組みとしています。
11. 管理画面の公開制御
職員向け管理画面はログイン必須です。
また、検索エンジンに表示されないよう、noindex設定を行います。
ただし、noindex設定は検索エンジンへの表示抑制を目的とするものであり、認証やアクセス制御そのものではありません。管理画面へのアクセスには、職員アカウントによるログインが必要です。
12. IPアドレス制限について
職員管理画面への接続元IPアドレス制限は、標準仕様では設けていません。
契約団体は、必要に応じて、自治体管理端末、庁内ネットワーク、VPN、端末管理ツール等、契約団体側の情報セキュリティポリシーに基づいた利用環境で本機能を利用してください。
13. サーバー・クラウド環境
本機能のサーバー、データベース、応募者が提出したファイルおよびバックアップは、日本国内のクラウド環境で運用および保存します。
利用しているクラウド・サーバー事業者、サーバー構成、保存データの構成、バックアップ方式その他詳細な情報について確認が必要な場合は、個別にお問い合わせください。
通常の公開資料では、セキュリティ上の観点から、詳細なサーバー構成、内部構成、ネットワーク構成、認証情報その他本機能への攻撃または不正アクセスにつながるおそれがある情報は公開していません。
14. 不正アクセス対策
当社は、本機能の提供にあたり、不正アクセス、不正利用および情報漏えい等を防止するため、必要かつ適切な対策を講じます。
サーバー側の設定、WAF等の具体的な利用状況、追加的な不正アクセス対策の詳細について確認が必要な場合は、個別にお問い合わせください。
当社は、セキュリティ上の理由により、内部設定、検知条件、監視方法、詳細な防御構成等のすべてを公開しない場合があります。
15. アップロードファイルの形式・容量制限
応募者が提出ファイルをアップロードする場合、ファイル形式および容量に制限を設けます。
アップロードできるファイル形式は、PDF、画像ファイル、Word、Excel等、当社または契約団体が指定する形式です。
ファイル容量は、1ファイルあたり5MB以下とします。円滑なアップロードのため、2MB以下を推奨します。
顔写真については、JPEGまたはPNG形式を標準とし、当社または契約団体が指定する条件に従うものとします。
16. ウイルスチェック
応募者がアップロードする提出ファイルについては、アップロード時に自動でウイルスチェックを行います。
ウイルス等が検知された場合、当該ファイルはアップロードできません。その場合、応募者にはエラーメッセージを表示します。
ただし、ウイルスチェックは、すべての不正ファイル、有害ファイル、未知の脅威を完全に検知することを保証するものではありません。契約団体および職員等は、ダウンロードしたファイルを取り扱う際にも、契約団体の情報セキュリティポリシーに従い、適切に管理してください。
17. ダウンロードファイルの管理
職員等は、管理画面から、応募者情報、応募票PDF、受験票PDF、提出ファイル、CSV、PDF、ZIPその他採用管理に必要な情報を確認またはダウンロードできます。
本機能からダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイル、印刷物その他応募者情報については、契約団体の責任において適切に保存、管理、利用、共有、削除、廃棄してください。
ダウンロード後の情報漏えい、紛失、誤送信、目的外利用、不適切な共有、端末管理不備、印刷物の管理不備、廃棄不備その他契約団体または職員等の管理に起因する問題について、当社は責任を負いません。
ダウンロードファイル自体に、標準でパスワード設定や暗号化は行いません。必要に応じて、契約団体側でファイルの暗号化、アクセス制限、保存場所の制限、削除ルール等を設定してください。
18. メール通知の取扱い
本機能では、応募者または職員等に対し、応募完了、メッセージ着信、受験票発行、職員ログイン時の認証コードその他必要な通知をメールで送信する場合があります。
通知メールには、原則として応募内容、提出内容、メッセージ本文等の詳細情報は含めません。詳細は、応募者マイページまたは職員管理画面にログインして確認する形とします。
自動送信メールに添付されるファイルは、応募票PDFまたは受験票PDFに限られます。応募者がアップロードした提出ファイルを職員等が任意にメール添付して送信する機能はありません。
メールの不達、迷惑メール設定、受信拒否設定、通信環境、メールアドレスの誤り等により通知が届かない場合があります。契約団体および職員等は、管理画面上でも必要な情報を確認してください。
19. メッセージ送信時の注意
職員等が応募者へ送信したメッセージは、送信後に取消、削除または修正できません。
職員等は、メッセージを送信する前に、送信先、内容、誤字脱字、個人情報、機密情報および表現内容等を十分に確認してください。
誤送信、誤記、不適切な表現、確認不足、返信遅延、連絡漏れその他メッセージ利用に起因する問題については、契約団体の責任において対応するものとします。
20. 操作ログ
本機能では、主要な操作について操作履歴を記録します。
操作ログに記録される主な対象は以下のとおりです。
- 職員管理画面へのログイン成功
- メッセージ送信
- 一括メッセージ送信
- ステータス変更
- 各種変更内容の保存
- CSVファイル簡易DL
- ファイル一括DL
操作ログには、操作日時、担当者名および操作内容の名称が記録されます。
操作ログは、当社が管理する画面において保存し、契約団体および職員等は、本機能の管理画面から直接確認することはできません。
契約団体から操作ログの確認依頼があった場合、当社は、保存期間内で当社が確認できる範囲の操作ログをCSV形式でまとめ、原則として無料で提供します。
操作ログの提供は、契約団体に所属する正当な権限を有する担当者からの依頼に基づき、職員アカウントに登録されたメールアドレス、申込担当者のメールアドレスその他当社が契約団体の連絡先として確認したメールアドレス宛てに、必要な安全管理措置を講じたうえで送付します。
操作ログの保存期間は4か月程度です。保存期間を経過した操作ログについては、確認または提供できない場合があります。
21. 操作ログに含まれない内容
標準仕様では、以下の履歴は操作ログには記録されません。
- ログイン失敗履歴
- ログアウト履歴
- 個別の応募票PDF・受験票PDFの表示または確認履歴
- 個別の提出ファイルのダウンロード履歴
契約団体は、操作ログの記録対象および保存期間を理解したうえで本機能を利用してください。
22. データ保存期間
応募情報は、契約団体における採用選考、応募履歴管理、問い合わせ対応、紛争防止、システム運用、法令対応その他必要な目的のため、当該募集に係る本機能の利用期間終了日から1年間保存します。
契約終了後または本機能の利用期間終了後、契約団体は、本機能の管理画面を閲覧できなくなる場合があります。
契約団体は、契約期間中または当社が管理画面の閲覧を認める期間中に、必要な応募情報、CSV、PDF、ZIP、提出ファイルその他必要なデータを、自己の責任でダウンロードし、保存してください。
保存期間を経過した応募情報は、自動的に削除されます。
ただし、応募時の同意および第三者提供に関する記録その他法令上保存する必要がある記録については、法令上必要な期間保存し、当該期間を経過した後に削除します。
当該削除は、通常の保存領域およびバックアップに保存された応募情報を対象とし、削除後は復元できません。
23. 契約終了時のデータ取得
契約団体は、契約期間中または当社が閲覧を認める期間中に、必要な応募情報、CSV、PDF、ZIP、提出ファイルその他必要なデータを自己の責任でダウンロードし、保存してください。
契約終了後のデータ返却、個別抽出、再提供、形式変換、媒体提供その他標準仕様に含まれない対応は、原則として本機能の標準対応には含まれません。
当社が契約終了後のデータ提供等に対応する場合は、別途費用または個別条件によるものとします。
24. バックアップ・復旧
当社は、本機能の安定運用および障害発生時の復旧に備え、必要に応じてデータのバックアップを取得します。
バックアップは、日本国内のクラウド環境に保存します。
バックアップの取得方法、取得間隔、復旧範囲、復旧手順、復旧に要する時間および個別データの復元可否等は、障害内容、データの状態、運用状況および契約条件等により異なります。
当社は、すべてのデータが常に完全に保存されること、任意の時点の状態へ必ず復元できること、または契約団体が指定した個別データのみを復元できることを保証するものではありません。
所定の保存期間を経過した応募情報は、通常の保存領域およびバックアップから自動的に削除され、削除後は復元できません。
25. 脆弱性対応・保守
当社は、本機能の運用にあたり、システム、サーバー、利用ライブラリ等に脆弱性が確認された場合、開発会社・保守担当と連携し、必要な対応を行います。
必要に応じて、定期メンテナンス時または緊急対応として、アップデート、パッチ適用、設定変更、機能修正等を行う場合があります。
応募者画面および職員管理画面については、社内で動作確認および脆弱性に関する確認を行います。
外部機関による脆弱性診断は、標準では実施していません。外部診断、個別診断、診断結果の提出等が必要な場合は、対応可否および費用を含めて個別に確認します。
26. メンテナンス・障害時の対応
当社は、システム保守、機能改善、セキュリティ対応、障害対応その他必要がある場合、本機能の全部または一部を一時的に停止、中断または変更することがあります。
定期メンテナンスや一時停止が発生する場合は、原則として事前にメール、管理画面のお知らせ、その他当社が適切と判断する方法で案内します。必要に応じて、電話で連絡する場合があります。
障害が発生した場合、状況に応じて、該当する契約団体への個別連絡、問い合わせ対応、管理画面またはお知らせ欄での告知、メール連絡等を行います。
本機能は、通常時において随時利用できるよう運用します。ただし、メンテナンス、障害、緊急対応、通信障害、外部サービス障害、アクセス集中その他の事情により、一時的に利用できない場合があります。
当社は、本機能が常時利用可能であること、障害が発生しないこと、通知が必ず到達すること、データが消失しないことを保証するものではありません。
27. SLA・稼働率保証
公務inとして、本機能に関するSLAまたは稼働率保証は設けていません。
利用しているクラウド基盤においてサービス品質水準等が示されている場合であっても、それらは当該クラウド基盤または提供事業者に関する情報であり、公務inとして、契約団体に対して本機能のSLAまたは稼働率を個別に保証するものではありません。
28. インシデント発生時の対応
応募者情報の漏えい、誤送信、不正アクセス、滅失、毀損その他個人情報に関する事故または事故のおそれを当社が認識した場合、当社は、発生状況、影響範囲、対象情報、原因および初動対応等の確認を行います。
当社は、契約団体への報告が必要と判断した場合、その時点で判明している内容を契約団体へ速やかに報告します。初回報告の時点ですべての事実が判明していない場合は、確認できた事項から報告し、新たな事実が判明した場合は、必要に応じて追加報告を行います。
報告には、その時点で確認できた範囲において、以下の事項を含めます。
- 発生日時または発生した可能性がある期間
- 発覚日時
- 事故の概要
- 影響範囲
- 対象となる応募者情報の種類
- 判明している原因
- 実施済みまたは実施予定の初動対応
- 二次被害を防止するために必要な事項
原因、影響範囲または再発防止策が初回報告時点で確定していない場合は、調査の進捗に応じて追加報告します。
法令上、個人情報保護委員会その他関係機関への報告または本人への通知が必要となる場合、当社および契約団体は、法令上の義務、事故の発生原因、情報の管理主体、影響範囲および応募者対応の必要性等を踏まえ、報告主体、通知主体、報告内容および対応方法を確認し、必要な対応に協力します。
29. 契約団体側で発生した事故への対応
契約団体または職員等の管理下で、ダウンロードデータの紛失、誤送信、目的外利用、不適切な共有、印刷物の紛失、端末の紛失、アカウント共有、不正利用その他応募者情報に関する事故が発生した場合、契約団体の責任において対応するものとします。
この場合、契約団体は、必要に応じて当社へ速やかに連絡し、原因確認、影響範囲の特定、応募者対応、再発防止等に協力するものとします。
30. 職員等にお願いする利用上の注意
本機能を安全に利用するため、契約団体および職員等は、以下の事項を遵守してください。
- 職員アカウントおよびパスワードを共有しないこと
- 不要になった職員アカウントは速やかに停止または削除を依頼すること
- 応募者情報を採用活動に必要な範囲でのみ利用すること
- ダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイル等を適切に管理すること
- 不要になったファイルや印刷物を適切に削除または廃棄すること
- 共用端末で利用する場合は、利用後に必ずログアウトすること
- 応募者へ送信するメッセージは、送信前に内容を十分確認すること
- 応募者情報の漏えい、誤送信、不適切な共有等が発生した場合、速やかに契約団体内で報告し、必要に応じて当社へ連絡すること
- 個人番号が記載された書類またはマイナンバーカードの裏面を、本機能へ入力またはアップロードしないこと
31. 標準仕様に含まれない主な項目
本機能の標準仕様には、以下の項目は含まれません。
- 応募者ログインの二要素認証
- 職員管理画面へのIPアドレス制限
- 職員ごとの細かな操作権限設定
- 個別の応募票PDF・受験票PDFの表示履歴および個別の提出ファイルのダウンロード履歴
- 契約団体の管理画面から操作ログを直接閲覧またはCSV出力する機能
- ダウンロードファイルへの自動パスワード設定
- 外部機関による脆弱性診断
- 公務inとしてのSLA・稼働率保証
- 契約終了時のデータ一式返却
- ISMS認証
- プライバシーマーク
- ISMAP登録
上記のうち、契約団体において必要となる項目がある場合は、対応可否、費用、実施条件等について個別にご相談ください。ただし、標準仕様に含まれない項目のすべてについて、個別対応が可能であることを保証するものではありません。
32. 個別確認が必要な項目
以下の項目について、契約団体から詳細確認を求められた場合は、個別に確認のうえ回答します。
- 保存データの暗号化方式
- データベースと提出ファイルの保存構成
- バックアップの取得方法
- バックアップからの復旧範囲
- 復旧手順および復旧時間の目安
- WAF等の具体的な利用状況
- サーバー構成の詳細
- クラウド基盤の詳細情報
- セキュリティチェックシートへの個別回答
- 個人情報取扱確認書、委託先確認票等への回答
詳細な調査、個別資料作成、指定様式への回答、追加確認等が必要となる場合は、原則として別途費用の対象となります。
33. お問い合わせ
本機能のセキュリティポリシーに関するお問い合わせは、以下のお問い合わせ窓口よりご連絡ください。
→ お問い合わせ窓口
※「お問い合わせ詳細」に「採用管理機能のセキュリティポリシーについて」と記載のうえ、ご入力ください。
株式会社peko 代表取締役 辻 昌彦
（附則）2026年6月30日制定・施行