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応募フォームに関するご質問

応募フォームには、どのような入力項目を設定できますか？

応募フォームには、募集内容に応じて、氏名、住所、連絡先、プロフィール、学歴、職歴、資格、免許、語学力、志望動機、自己PR、エントリーシート、顔写真、提出書類などを設定できます。

基本的な応募情報に加えて、団体様独自の設問や確認事項を追加することも可能です。

募集要項や現在お使いの申込書を確認しながら、どの内容をフォーム上で入力してもらうか、どの書類をファイルで提出してもらうかを整理したうえで、応募フォームを作成します。

基本項目以外に、団体独自の設問を追加できますか？

はい。基本的な応募項目以外に、団体様独自の設問を追加できます。

追加できる主な形式は、以下のとおりです。

• 短い文章を入力するテキストボックス
• 志望動機などの長い文章を入力するテキストエリア
• 1つの選択肢を選ぶラジオボタン
• 複数の選択肢を選ぶチェックボックス
• 選択肢の一覧から選ぶセレクトボタン
• 書類を提出するファイルアップロード

設問文、選択肢、必須・任意の設定などは、募集内容に合わせて調整できます。

複数の職種や試験区分について、応募フォームを分けて作成できますか？

はい。職種別、試験区分別、採用試験別などに応募フォームを分けて作成できます。

例えば、一般行政職、土木職、建築職、保育士、看護師など、職種ごとに応募フォームを分けることができます。

また、「第1回一般採用」「第1回経験者採用」など、採用試験や選考名称ごとにタグを設定し、関連する応募フォームをまとめて管理することも可能です。

提出書類や設問、試験日程、選考方法が大きく異なる場合は、フォームを分けることで、応募者にも職員様にも分かりやすい運用になります。

複数の職種を、1つの応募フォーム内で選択させることもできますか？

はい。職種ごとの差が少ない場合は、1つの応募フォーム内に職種や試験区分の選択項目を設けることも可能です。

ただし、職種ごとに設問、提出書類、試験日、試験会場、受験番号の運用などが大きく異なる場合は、応募フォームを分けた方が分かりやすいことがあります。

募集要項を確認したうえで、1つのフォームにまとめる方法と、職種ごとに分ける方法のどちらが適しているかをご案内します。

応募フォームの受付開始日時と受付終了日時を設定できますか？

はい。応募受付の開始日時と終了日時を設定できます。

開始日時・終了日時は、10分単位で設定できます。

受付開始前は応募受付を開始せず、受付開始日時を過ぎると応募できる状態になります。受付終了日時を過ぎると、新たに応募フォームへ進むことはできなくなります。

募集要項に記載する応募期間と、システム上の受付日時が一致していることを、公開前にご確認ください。

応募締切時刻の直前にフォームを開いた場合、締切時刻を過ぎても送信できますか？

応募者が応募締切時刻より前に応募フォームを開き、その画面から離れずに入力を続けている場合は、締切時刻を過ぎてから送信できる場合があります。

例えば、応募締切が17時の場合に、応募者が16時59分にフォームを開き、17時5分に送信することがあります。

そのため、応募締切時刻を過ぎた直後に応募が届く可能性があることを前提として、受付状況をご確認ください。

募集要項や応募案内には、通信状況や入力時間を考慮し、締切時刻より余裕を持って応募を完了するよう案内することをおすすめします。

応募フォームを公開する前に、表示内容を確認できますか？

はい。プレビュー機能を利用して、公開前に応募フォームの表示内容を確認できます。

設問文、選択肢、入力項目、必須・任意の設定、提出書類、注意事項、個人情報の取扱い、応募期間などを確認してから応募受付を開始できます。

公務in側でフォームの初期設定を行った場合でも、最終的な内容は団体様にご確認いただき、承認をいただいたうえで公開します。

前年や別職種の応募フォームをもとに、新しいフォームを複製できますか？

はい。公務in側で、既存の応募フォームをもとに新しいフォームを複製できます。

毎年似た内容で募集する場合や、設問の一部だけが異なる職種別フォームを作成する場合に、前回のフォームを活用できます。

複製後は、募集名称、受付期間、設問、提出書類、試験日程、問い合わせ先などを、新しい募集内容に合わせて調整します。

複製元の古い日付や内容が残らないよう、公開前に団体様にも最終確認をお願いしています。

現在使用している受験番号の付け方を、そのまま利用できますか？

はい。現在お使いの受験番号や受付番号の運用を大きく変えずに利用できるよう、募集内容に合わせて設定できます。

設定した受験番号は、応募者情報の管理、メッセージ、応募票PDF、受験票PDFなどに反映できます。

受験番号の桁数、開始番号、職種ごとの区分、既存の採番ルールなどを確認したうえで、運用方法をご案内します。

応募フォームに表示する個人情報の同意事項を変更できますか？

公務inがすべての応募フォームに共通して表示する、個人情報の取扱いおよび応募情報の提供に関する同意事項は、削除、内容変更、非表示または任意項目への変更を行わないでください。

団体様独自の個人情報の取扱内容や注意事項は、共通同意事項の上部に追加して表示できます。

試験時の配慮希望、障害者手帳情報などを取得する場合は、利用目的、利用範囲、応募先団体へ提供されることなどを、応募者に分かるよう記載してください。

応募者管理に関するご質問

応募者の状況は、どのように管理できますか？

応募者ごとに、応募状況や選考状況を示すステータスを設定して管理できます。

応募中、応募完了、受付確認済み、不備あり、修正済・再提出、書類選考中、書類選考合格、不合格、試験案内など、約31種類のステータスから、団体様の運用に必要なものを公務in側で設定します。

すべてのステータスを使用する必要はありません。現在の採用フローに合わせて、必要なものだけを選んで利用できます。

「応募中」と「応募完了」は、どのような違いがありますか？

「応募中」は、応募者が応募フォームの入力途中の内容を保存しており、まだ正式に送信していない状態です。

「応募完了」は、応募者が必要な入力や提出を終え、応募フォームを正式に送信した状態です。

応募中の状態は、正式な応募受付が完了していないため、選考対象として取り扱わないようご注意ください。

職員様側では応募中の件数を把握できますが、正式な応募者数を確認する際は、応募完了の件数をご確認ください。

提出内容に不備があった場合、修正や再提出を依頼できますか？

はい。応募内容や提出書類に不備がある場合は、職員様から応募者へ修正・再提出を依頼できます。

応募は原則として1回の正式提出を基本としていますが、不備確認が必要な場合に限り、対象となる項目や書類を指定して再提出を依頼できます。

再提出機能の利用は必須ではありません。軽微な確認をメッセージで行うか、再提出を依頼するかは、団体様の運用に合わせて判断できます。

応募者が自分の判断で、何度も応募内容を変更できますか？

正式な応募送信後は、応募者が自由に応募内容を何度も変更する運用ではありません。

提出後に修正が必要となった場合は、職員様が内容を確認し、必要な応募者に対して修正・再提出を依頼します。

これにより、正式提出後の内容が応募者の判断だけで変更されることを防ぎながら、不備がある場合には必要な修正を受け付けられます。

複数の職員で、同じ応募者情報を確認・管理できますか？

はい。職員様ごとに個別アカウントを発行し、複数の職員様で応募管理画面を利用できます。

職員アカウントは、1契約団体につき最大10名を標準仕様としています。

同じ団体または部署に紐づく職員様は、対象となる応募者情報、提出書類、ステータス、メッセージ履歴などを確認できます。

アカウントは共有せず、必ず職員様ごとに発行された個別アカウントをご利用ください。

職員ごとに「閲覧のみ」などの操作権限を設定できますか？

標準仕様では、契約団体単位または部署単位で応募情報の閲覧範囲を制御します。

一方で、職員ごとに、閲覧のみ、ダウンロード不可、メッセージ送信不可、ステータス変更不可などの細かな操作権限を設定する機能は含まれていません。

そのため、管理画面を利用する職員様は、採用業務上必要な方に限定してください。

同一団体内で、部署ごとに応募者を分けて管理できますか？

はい。必要に応じて、同一団体内でも部署ごとに管理画面を分けることができます。

部署ごとに分けた場合、職員様は原則として自部署に紐づく応募者情報を確認します。

同じ部署内で複数の求人や職種を募集している場合は、その部署に紐づく複数の応募フォームや応募者情報を確認できます。

職員の異動や退職があった場合、アカウントはどのように変更しますか？

職員様の異動、退職、担当変更、利用終了などが発生した場合は、公務inへご連絡ください。

公務in側で、該当する職員アカウントの停止、削除、登録内容の変更などを行います。

利用しなくなった職員アカウントをそのまま残すと、情報漏えいや不正利用の原因となる可能性があります。担当変更が決まりましたら、速やかにご連絡ください。

職員の操作履歴を、管理画面から確認できますか？

契約団体様の管理画面から、操作ログを直接確認することはできません。

操作ログは公務in側で管理しており、ログイン成功、メッセージ送信、ステータス変更、各種変更内容の保存、一括ダウンロードなど、主要な操作を記録しています。

確認が必要な場合は、公務inへご依頼ください。保存期間内で確認できる範囲の操作ログをCSV形式でまとめ、原則として無料で提供します。

操作ログの保存期間は4か月程度です。

メッセージ・通知に関するご質問

応募者への連絡を、公務in上のメッセージで行えますか？

はい。応募者への案内や確認事項を、公務in上のメッセージ機能で送信できます。

不備修正依頼、応募内容の確認、試験案内、持ち物の案内、受験票発行のお知らせ、選考結果の連絡などに利用できます。

送信したメッセージと応募者からの返信は、応募者ごとに履歴として確認できます。

複数の応募者へ、同じ内容をまとめて送信できますか？

はい。対象となる応募者を選択し、同じ内容のメッセージをまとめて送信できます。

例えば、書類選考合格者への試験案内、対象者への持ち物案内、日程変更のお知らせなどに活用できます。

一括送信を行った場合でも、応募者にはそれぞれ個別のメッセージとして送信されます。

送信前に、対象者、送信内容、差し込み項目などをご確認ください。

応募ステータスを変更した際に、あわせてメッセージを送信できますか？

はい。応募ステータスの変更時に、あらかじめ設定したメッセージテンプレートを利用して、対象となる応募者へ案内を送信できます。

例えば、不備ありへ変更した際に修正依頼を送る、書類選考合格へ変更した際に試験案内を送る、といった運用ができます。

ステータス変更だけを行い、メッセージを送信しない運用も可能です。送信の有無は、操作時に確認してください。

よく使う案内文を、メッセージテンプレートとして登録できますか？

はい。応募完了、不備修正依頼、再提出確認、書類選考結果、試験案内など、よく使用する文章をメッセージテンプレートとして設定できます。

あらかじめ文章を確認しておくことで、職員様ごとの表現の違いや入力の手間を減らせます。

募集ごとに日時、会場、問い合わせ先などが異なる場合は、公開前または送信前に内容をご確認ください。

応募者名や受験番号を、メッセージへ自動で差し込みできますか？

はい。応募者名、受験番号、職種、試験日、試験会場、問い合わせ先などを、メッセージテンプレート内へ自動で反映できます。

応募者ごとに異なる内容を反映できるため、個別に名前や受験番号を入力する手間を減らせます。

差し込み項目を利用する場合も、送信前に表示内容をご確認ください。

送信したメッセージを、後から取り消し・削除・修正できますか？

いいえ。職員様が応募者へ送信したメッセージは、送信後に取り消し、削除または修正することができません。

送信前に、以下の内容を十分にご確認ください。

• 送信対象となる応募者
• 宛名や受験番号
• 試験日時や会場
• 問い合わせ先
• 誤字脱字
• 個人情報や機密情報が含まれていないか

誤った内容を送信した場合は、必要に応じて訂正のメッセージを追加で送信してください。

メッセージにファイルを添付して送信できますか？

標準のメッセージ機能では、職員様が任意のファイルを添付して送信することはできません。

ただし、受験票PDFは、公務in上の機能を利用して応募者へ送付できます。

応募者へ書類を案内する必要がある場合は、メッセージ本文に団体様の公式サイトや公開資料のURLを記載するなど、募集内容に合わせた方法をご検討ください。

応募者からメッセージが届いた場合、職員へ通知されますか？

はい。応募者からメッセージが送信された場合は、職員様向けの通知メールを受け取ることができます。

通知メールを受け取った後、職員管理画面へログインして、応募者とメッセージ内容をご確認ください。

メールの不達、迷惑メール設定、受信拒否設定などにより通知が届かない場合もあるため、必要に応じて管理画面でも状況をご確認ください。

職員向けの通知メールは、内容ごとに受信設定を変更できますか？

はい。応募完了、修正済・再提出、メッセージ送信など、応募者からのアクションに応じた職員向け通知メールを設定できます。

通知の有無は、通知内容ごとに全体設定として切り替えられます。

職員個人ごとに異なる通知設定を行うのではなく、管理画面全体の運用設定として扱います。

応募途中の応募者へ、締切前のリマインドを送信できますか？

はい。応募途中のまま正式な応募を完了していない応募者へ、応募締切3日前にリマインド案内を送信できます。

案内文は、メッセージテンプレートを利用して職員様側で変更できます。

リマインドは応募を完了していない方への案内であり、正式な応募受付が完了していることを示すものではありません。

PDF・CSV・ファイル出力に関するご質問

応募者が入力した内容を、応募票PDFとして出力できますか？

はい。応募フォームに入力・提出された内容を、応募者ごとの応募票PDFとして出力できます。

氏名、学歴、職歴、資格、志望動機、自己PR、エントリーシート、顔写真など、募集内容に応じて設定された項目をPDFにまとめて確認できます。

応募票PDFは、履歴書やエントリーシートのような選考資料として活用できます。

受験番号や試験会場を記載した、受験票PDFを発行できますか？

はい。受験番号、試験日時、試験会場、注意事項、問い合わせ先などを含む受験票PDFを発行できます。

発行した受験票PDFは、公務in上のメッセージとして応募者へ送付できます。

応募者はマイページから受験票を確認できるため、紙の受験票を郵送する作業を軽減できます。

応募票PDFや受験票PDFには、どの項目を表示できますか？

応募票PDFには、応募フォームで入力・提出された内容のうち、募集内容に応じて設定した項目を表示できます。

受験票PDFには、受験番号、応募者名、職種、試験日時、試験会場、持ち物、注意事項、問い合わせ先などを反映できます。

具体的な表示項目やレイアウトは、募集要項や運用方法を確認しながら調整します。

応募者の一覧を、CSV形式で出力できますか？

はい。応募者の基本情報を、簡易CSVとして出力できます。

主な出力項目は、受験番号、氏名、住所、連絡先、応募ステータスなど、応募者一覧や進捗確認に必要な情報です。

庁内での応募者リスト作成、集計資料への反映、進捗確認などに活用できます。

応募フォームに入力されたすべての回答をCSVで出力できますか？

簡易CSVは、受験番号、氏名、住所、連絡先、応募ステータスなど、一覧確認に必要な基本情報を出力する機能です。

応募フォームに入力されたすべての設問回答や、エントリーシートの詳細内容をCSVで出力する機能ではありません。

応募内容の詳細は、応募者ごとの応募票PDFでご確認ください。

応募者が提出した書類を、まとめて一括ダウンロードできますか？

はい。応募者が提出した履歴書、職務経歴書、資格証明書、指定様式の書類などを、一括ダウンロードできます。

一括ダウンロードしたファイルは、応募者ごとにフォルダ分けされた状態で取得できます。

複数の応募者の提出書類をまとめて確認する場合や、契約団体様内で保管する場合に活用できます。

応募者が提出できるファイル形式と容量を教えてください。

提出できるファイル形式は、PDF、画像ファイル、Word、Excelなど、当社または契約団体様が指定する形式です。

ファイル容量は、1ファイルあたり5MB以下です。円滑なアップロードのため、2MB以下を推奨しています。

顔写真については、JPEGまたはPNG形式を標準としています。

ダウンロードしたファイルには、自動的にパスワードや暗号化が設定されますか？

いいえ。管理画面からダウンロードしたCSV、PDF、ZIP、提出ファイルなどには、標準では自動的なパスワード設定や暗号化を行いません。

ダウンロード後のファイルは、契約団体様の情報セキュリティポリシーに従い、保存場所、アクセス権限、共有方法、削除方法などを適切に管理してください。

契約終了後に、応募データをまとめて受け取ることはできますか？

契約団体様は、契約期間中または管理画面を閲覧できる期間中に、必要なCSV、PDF、ZIP、提出ファイルなどをダウンロードしてください。

契約終了後のデータ返却、個別抽出、再提供、形式変換、媒体提供などは、標準対応には含まれていません。

保存期間内で、技術的・運用上対応可能な場合に限り、別途費用または個別条件で対応する場合があります。

保存期間を経過して応募情報が削除された後は、復元や再提供を行うことはできません。

応募者側の利用に関するご質問

応募者は、公務inの会員登録が必要ですか？

はい。公務in採用管理から応募する場合は、公務inの会員登録とログインが必要です。

応募者はログイン後、応募フォームの入力、途中保存、正式な応募送信、メッセージ確認、不備修正、再提出、受験票確認などを行います。

募集要項や応募案内には、「公務inから応募するには会員登録が必要です」と分かりやすく記載することをおすすめします。

応募者は、スマートフォンから応募できますか？

はい。応募者は、スマートフォンまたはパソコンから応募できます。

応募フォームの入力、顔写真のアップロード、提出書類のアップロード、応募完了、メッセージ確認などを行えます。

Word、Excel、PDFなどの提出書類については、応募者の端末環境によって操作しやすさが異なる場合があります。提出形式やファイル容量は、応募案内に分かりやすく記載してください。

応募者は、入力途中の内容を保存して後から再開できますか？

はい。応募者は、応募フォームの入力途中の内容を保存し、後から続きを入力できます。

正式に送信される前の応募は「応募中」として扱われます。

途中保存を行っただけでは、正式な応募受付は完了していません。応募者は、締切日時までに必要な入力と提出を終え、応募フォームを正式に送信する必要があります。

公務inのプロフィールや学歴・職歴を、応募フォームへ反映できますか？

はい。応募者が公務inマイページへ登録しているプロフィール、学歴、職歴、資格、一般的なエントリーシートなどを、応募時の入力補助として利用できます。

登録済み情報を自動反映または個別に反映することで、応募者の入力負担を軽減できます。

ただし、応募者は応募先ごとの設問や提出内容を確認し、必要に応じて内容を修正してから応募します。

応募者は、応募が正式に完了したことをどのように確認できますか？

応募者が応募フォームを正式に送信すると、応募完了の案内が表示されます。

また、応募完了通知を受け取り、マイページ上でも応募状況を確認できます。

入力途中で保存しただけの場合は「応募中」であり、正式な応募完了ではありません。応募者には、応募完了画面やマイページの表示まで確認するよう案内してください。

応募完了後に、応募者が自分で内容を修正できますか？

正式な応募完了後は、応募者が自由に内容を変更することはできません。

提出内容に不備がある場合は、職員様が対象となる応募者へ修正・再提出を依頼します。

応募者は、マイページで修正依頼の内容を確認し、指定された項目や書類を修正して再提出します。

応募者は、職員から届いたメッセージや受験票をどこで確認しますか？

応募者は、公務inのマイページで、職員様から送信されたメッセージや受験票PDFを確認できます。

不備修正依頼、試験案内、持ち物、注意事項、受験票発行のお知らせなども、マイページ上で確認します。

通知メールが届かない場合でも、マイページにログインすることで内容を確認できます。

応募者がアップロードする顔写真の推奨サイズを教えてください。

顔写真は、JPEGまたはPNG形式を標準としています。

推奨画像サイズは、600px×800px以上、縦横比3対4です。

履歴書用写真に近い、正面を向いた本人確認しやすい写真を使用するよう案内してください。

具体的な撮影条件や服装、背景などに指定がある場合は、募集要項または応募フォームの注意事項に記載してください。

応募途中の応募者へ、締切前に案内は届きますか？

応募途中のまま正式な応募を完了していない応募者へ、応募締切3日前にリマインド案内を送信できます。

リマインドの文章は、団体様の募集内容に合わせてメッセージテンプレートから変更できます。

リマインドが送信された場合でも、応募者本人が締切日時までに正式な応募送信を行う必要があります。

応募締切直前に入力を始めた場合、締切後でも応募できることはありますか？

応募者が締切時刻より前に応募フォームを開き、その画面から離れずに入力を続けている場合は、締切時刻を過ぎてから送信できる場合があります。

通信状況、入力内容、ファイルアップロードなどによって時間がかかる可能性があるため、応募者には締切時刻より余裕を持って応募を完了するよう案内してください。

職員様側では、締切時刻を過ぎた直後に応募が届く可能性があることを前提として、受付状況をご確認ください。

応募者がメールを受信できない場合、応募状況や案内を確認できますか？

はい。応募者は、公務inのマイページへログインすることで、応募状況、メッセージ、修正依頼、受験票などを確認できます。

メールの不達、迷惑メール設定、受信拒否設定、登録メールアドレスの誤りなどにより、通知メールが届かない場合があります。

募集要項には、通知メールだけでなく、応募後はマイページも定期的に確認するよう記載することをおすすめします。

応募者は、応募フォームにマイナンバーが記載された書類を提出できますか？

いいえ。応募受付・採用選考の段階では、個人番号（マイナンバー）を取得する運用には対応していません。

個人番号が記載された書類、通知カード、個人番号が表示された住民票、マイナンバーカードの裏面などを提出しないよう、応募者へ案内してください。

本人確認書類としてマイナンバーカードを提出させる場合は、氏名、住所、生年月日、顔写真などが表示された表面のみを提出対象としてください。